Politique de confidentialité

Date d’entrée en application : 01.06.2022

Version mise à jour le 09.10.2025

La société SOCOMEC SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Strasbourg sous le numéro 548500149 dont le siège social se situe au 1 Rue de Westhouse à Benfeld (67230) (ci-après « la Société » ou «nous ») est consciente de l’importance de la protection de la vie privée et des libertés individuelles. C’est à ce titre que SOCOMEC SAS s’engage à en assurer la protection dans le respect du droit applicable et notamment du Règlement UE n°2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après «le Règlement») et de la loi n°78-17 du 6janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Vos données personnelles sont aussi protégées par le secret professionnel auquel nous sommes tenus.

La présente politique de confidentialité (ci-après «Politique») vise notamment à vous informer des principes qui gouvernent la manière dont nous traitons vos données personnelles en notre qualité de responsable de traitement au sens du Règlement et des droits dont vous disposez sur vos données à caractère personnel (ci-après «vos données»).

Dans le cadre de notre relation, nous sommes amenés à collecter des informations qui sont de nature à vous identifier. Ces informations constituent des données à caractère personnel.

Plus précisément, les catégories de données qui sont traitées dépendent de votre qualité d’internaute, de prospect, de client, de partenaire, de distributeur ou de fournisseur.

1. Les Données Personnelles collectées et la licéité du traitement

A) Concernant les internautes (sites internet et réseaux sociaux)

Si vous êtes internaute, SOCOMEC est amenée à traiter les catégories de données suivantes:

• Données d’identification: Nom, prénom;
• Données professionnelles: Société représentée, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone, code postal et ville;
• Données de connexion: Numéro d’utilisateur, système d’exploitation de votre matériel et type de matériel utilisé, parcours de consultation du site, adresse IP;
• Autres: Profil réseaux sociaux, messages et commentaires issus des réseaux sociaux.

Ces données ne sont traitées que de façon licite pour les finalités énoncées ci-dessous :

B) Concernant les prospects

Si vous êtes prospect, SOCOMEC est amenée à traiter les catégories de données suivantes:

• Données d’identification: Titre, nom, prénom;
• Données professionnelles : Société représentée, fonction, service d’appartenance, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale;
• Données de connexion: Temps de connexion aux webinaires, évaluation de l’attention des participants aux webinaires;
• Autres: Numéro de référence, source de contact, éléments sur la relation commerciale, carte de visite, webinaires suivis.

Ces données ne sont traitées que de façon licite pour les finalités énoncées ci-dessous :

C) Concernant les clients

Si vous êtes client, SOCOMEC est amenée à traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification: Titre, nom, prénom, image, voix, signature;
• Données professionnelles : Société représentée, fonction, service d’appartenance, adresse électronique, numéro de téléphone, adresses postales (bureau, de facturation, de livraison);
• Données de connexion: Temps de connexion aux webinaires, évaluation de l’attention des participants aux webinaires, logs de connexion;
• Données financières: Données de facturation et de recouvrement;
• Autres: Numéros de référence client, source de contact, éléments sur la relation commerciale, carte de visite, webinaires suivis.

Ces Données Personnelles ne sont traitées que de façon licite pour les finalités énoncées ci-dessous :

D) Concernant les partenaires et distributeurs

Si vous êtes partenaires-distributeurs-sous-traitants, SOCOMEC est amenée à traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification: Titre, nom, prénom, image, voix, signature;
• Données professionnelles : Société représentée, fonction, service d’appartenance, adresse électronique, numéro de téléphone, adresses postales (bureau, de facturation, de livraison);
• Données de connexion: Informations de connexion sur les outils SOCOMEC, logs de connexion;
• Données financières: Données de facturation et de recouvrement;
• Autres: Eléments sur la relation commerciale, formations suivies (état, nombre suivi, points offerts), numéros des projets et suivi de projets commerciaux, formulaires de création de comptes informatiques.

Ces données ne sont traitées que de façon licite pour les finalités énoncées ci-dessous :

E) Concernant les fournisseurs

Si vous êtes fournisseur, SOCOMEC est amenée à traiter les catégories de données suivantes:

• Données d’identification: Nom, prénom, signature, image, voix ;
• Données professionnelles : Société représentée, fonction, service d’appartenance, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale;
• Données financières: Coordonnées bancaires, factures émises;
• Autres: Eléments sur la relation commerciale, évaluation des produits ou des services fournis, informations issues des obligations relatives à la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), habilitations techniques requises.

Ces Données Personnelles ne sont traitées que de façon licite pour les finalités énoncées ci-dessous :

2. Durées de conservation

Les données que nous collectons sont conservées pour une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies en tenant compte du principe de proportionnalité:

• Pour les internautes: vous pouvez consulter notre politique cookies
• Pour les prospects: 3 ans à partir du dernier contact avec le prospect;
• Pour les clients: 5 ans à partir de la fin de la relation commerciale;
• Pour les partenaires et distributeurs :5 ans à partir de la fin de la relation commerciale;
• Pour les fournisseurs: 5 ans à partir de la fin de la relation commerciale.

Vos données pourront être archivées pour une durée plus longue pour la gestion de réclamations et/ou de contentieux, pour répondre à nos obligations réglementaires, pour satisfaire la demande des autorités judiciaires ou administratives dûment habilitées.

Vos données sont donc conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Elles seront ensuite détruites en toute sécurité ou seront anonymisées.

Lorsque des données sont traitées pour plusieurs finalités, elles sont conservées jusqu’à épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

3. Destinataires des Données Personnelles

En considération stricte des finalités recherchées, vos données ne sont transmises qu’à des destinataires habilités et déterminés, à savoir:

• Aux services internes de SOCOMEC;
• A nos filiales, établissements ou agences concernés: SOCOMEC est un groupe international avec une implantation mondiale. La liste des entités de notre groupe est consultable sur notre site internet;
• A nos partenaires, fournisseurs et distributeurs réalisant des prestations pour le compte de SOCOMEC;
• A nos prestataires informatiques, marketing et communication;
• A nos prestataires RSE;
• A nos auditeurs;
• A nos garants;
• A nos transporteurs;
• A des courtiers en assurance et à nos assureurs;
• Aux professions réglementées (avocats, conseils juridiques, huissiers, experts judiciaires, commissaire aux comptes);
• Aux autorités administratives et judiciaires qui en font la demande;
• A notre délégué à la protection des données.

Nous ne leur transmettons que les seules données nécessaires pour l’accomplissement de leurs services et nous exigeons qu’ils ne les utilisent pas à d’autres fins.

4. Transfert de Données Personnelles hors de l’Union européenne

Le groupe SOCOMEC est un groupe d’envergure internationale. Par conséquent, les Données Personnelles traitées peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne, dans des cas limités et pour des finalités strictement encadrées.

Lorsque vos Données Personnelles sont transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons qu’elles sont protégées et nous prenons systématiquement toutes les mesures nécessaires pour que les destinataires garantissent le respect d’un niveau de protection adéquat et équivalent à la réglementation nationale et européenne comme suit:

• Par l’existence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission Européenne qui reconnaît au pays destinataire un niveau de protection adéquat des Données Personnelles,
• Si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme équivalent par la Commission Européenne, nous nous appuyons sur la mise en place de garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, en appliquant le cas échéant des mesures techniques, organisationnelles et juridiques supplémentaires.

5. Mesures de sécurité

Nous sommes attachés à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos Données Personnelles. Conformément à l’article 32 du Règlement, nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir le niveau de sécurité le plus adapté aux risques encourus lors du traitement de vos Données Personnelles. Nous mettons également en place des moyens afin de prévenir, dans la mesure du possible, toute perte, destruction accidentelle, altération et accès non autorisé à vos Données Personnelles.

6. Exercice des droits des personnes concernées

Conformément au Règlement, vous bénéficiez :

• D’un droit d’être informé de façon compréhensible, aisément accessible sur les traitements de vos données qui sont mis en œuvre;
• D’un droit d’accès et d’un droit de rectification vos Données Personnelles ;
• D’un droit d’opposition au traitement de vos Données Personnelles pour des motifs légitimes;
• Dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, d’un droit de demander la limitation du traitement de vos données et/ou l’effacement de vos Données Personnelles, à moins que nous ayons des raisons légales ou légitimes de les conserver;
• Dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, d’un droit de demander la portabilité de vos Données Personnelles, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix;
• Du droit de retirer, à tout moment, votre consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement.

Toute demande d’exercice sera étudiée dans la limite des délais légaux impartis par le RGPD.

7. Le Délégué à la Protection des Données

Nous avons désigné la Société LIMON, dont le siège social est situé 20 rue Glesener 1630 Luxembourg, en qualité de Délégué à la Protection des Données.

Pour toute question relative à la présente Politique ou pour tout demande relative au traitement de vos données et l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

• Soit par courrier postal: A l’attention du service juridique et du délégué à la protection des données, 1 rue de Westhouse, 67230, Benfeld
• Soit par courrier électronique: [email protected]

En cas de difficulté persistante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) – 3 place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 ou sur le site www.cnil.fr/fr/plaintes.

8. Mise à jour de la présente Politique

Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

Toute modification s’applique immédiatement et est indiquée au début de la Politique avec la date d’entrée en vigueur correspondante.

Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible depuis le pied de page du site www.socomec.fr.